テレワーク社内調査第3回〜社内満足度100%なゆるいコミュニケーションの時間「オープンオフィスアワー」実施レポート〜

オープンオフィスアワーの様子をチラ見せ

皆様こんにちは。本年227日から全社的にテレワーク体制となったゴーガ。テレワーク推奨期間→指示期間→推奨期間、とコロナウイルス感染症の状況を見ながら623日現在もやはりテレワークを実施しています。

もともとゴーガは、申請すればテレワークOKという組織です。月間◯回まで、などの回数制限もありません。出先の近くで作業したり、家庭の事情などで自宅作業をしたり、誰かがオフィス以外から会議に参加することも全く珍しくありませんでした。実際、310日の記事で発表した第1回調査では、227日以前に75%の社員が「テレワークの実施経験あり」と回答しています

これを書いている私も、2月に入って意図的に自宅作業回数を増やしています。そして月の後半には会社が始めるよりも自主判断で少し早く自己隔離生活を開始。その際も帰り際に上長に口頭で「明日家でやります」と、たったそれだけの申請でした。


とあるテレワークの風景。とにかく気分良く過ごせるように。

このように元々OKだったテレワークを、全社体制で行なうことになったゴーガですが、社内調査を行なうと浮上してきた問題がありました。「コミュニケーション」に関することです。業務を効率よく進めるノウハウは皆が各種ツール類の利用、他の人の時間に対して寛容になることなどで対処できます。しかし、オフィスでいつもあった何気ない会話など、「些細なコミュニケーション」がなくなりました。特に、一人暮らしの社員だと「誰とも話さない」という状況に陥ってしまうのです。一人暮らしでもオンライン飲み会の積極的な実施や、遠隔地の友人とオンラインで生存確認をしあって充実した生活を送る者もあれば、ナチュラルボーン引きこもりで会話が消えたことを全く苦にしない、時代がやっと俺に追いついてきた、というカッティングエッジもいます。ただ、皆がそうというわけではありません。一見不要不急だった何気ない会話がなくなったことで、ストレスを感じる、という声も上がりました。


そこで『オープンオフィスアワー』と称する試みを実施することに。週に1度、11:3014:00の間にオンラインで出入りできて話す/食べる/なんとなくカメラをオンにして仕事する/などなど、自由にコミュニケーションできる時間です。
元々は営業会議において、ある社員が「雑談のような、仕事と関係ないコミュニケーションを目的にした時間があったらいいのでは」と話したことに端を発します。

これまでにゴーガでは、オープンオフィスアワーを週1度のペースでトータル3回実施しています。早速社内でアンケート調査を行なってみました。まずはフレッシュな感想をご一緒に見ましょう。



なんと、「良かった」と「非常に良かった」のみの満足度100%です!!!(顧客満足度100%とかバナー広告に載せたら媒体審査で即落ち案件…。地図業界に転職してきてよかった、のかな…?


<前の質問の回答理由>
・みんな元気そうでよかった(営業)
・久しく顔を見ていないメンバーの笑顔が見られて非常に有意義でした。(営業)
・お昼時のフリースペースのように他愛もない会話をしたい、が少し満たせるから(営業)

<テレワーク期間中にコミュニケーションで何か工夫したことがあれば教えてください>
・チャットで送れることもなるべく音声繋いで話しています。(営業)
・効率的に仕事が進められるようになった分だけ、無駄な余白を意識する。(営業)
・早口なので余計にゆっくり話すように心がけています。(営業)
・誤解を与えないような文章を書く。まめに連絡する。(エンジニア)
・メールやチャットの文章でもコミュニケーションが取りやすい雰囲気になるよう心がけた。(総務)
・質問や確認事項はなるべく直ぐに連絡をするようにした。(総務)
・これまでは口頭ベースで業務指示を行っていた部分も、文字でしっかり残すようにした。(営業)
・積極的にハングアウトなどで連絡をとるようにした。(総務)

コミュニケーションを取りやすくする、齟齬がないようにする、余白を意識など、テレワーク期間が延びてそれぞれがノウハウを磨いている様子が伺えます。

<テレワーク期間中の業務以外のコミュニケーションについて。何か企画/参加したものがあれば教えてください>
・ヨガ、リモートランチ会
・リモート飲み会
・ランチタイムコンサート

これらはいずれも社内で自主的に行なわれたもの。リモートランチ会では社員のお子さん同士がオンラインでご対面、といったシーンもありました。21世紀ですね〜。

<テレワークで便利だと思ったこと、メリットだと感じていることがあればお聞かせください>
・通勤時間を仕事などの時間に充てられ、満員電車のストレスもない。(営業)
・仕事に集中でき、テレワークだからこそより報連相も行えている。(営業)
・通勤時間を活用した運動ができること、外食、寄り道などによる出費が減ったこと。(営業)
・保育園への送り迎えの時間が楽。(エンジニア)
・通勤の体力消費が減り、疲れが溜まりにくくなった。(エンジニア)
・電話や来客対応がないため、業務に集中できる。(営業)
・家族と過ごす時間が増える。(総務)
・自分のペースで仕事をしやすい、好きな音楽などを流せるのもよい。(総務)

通勤がなくなったことで時間の使い方が変わり、それによって精神的なストレスも変わっていったことが伺えます。

<テレワークのデメリット、困ったことがあればお聞かせください>
・デスクや椅子やモニターなどの作業環境。(営業)
・管理職の立場で見えない部分が多いため管理コスト・負担がかかっているのではと想像しています。そういった経営・管理職側の意見も共有してはいいのでは。(営業)
・各自が気にしないとコミュニケーションが曖昧になりがち(エンジニア)
・連続してミーティングがあると小休止がとりにくい(トイレとか)。(エンジニア)
・業務外のコミュニケーションが取れないこと。(総務)
・気にかけないと、コミュニケーション不足になる可能性がある。(総務)
・紙ベースのものは対応できない。(総務)

時間や気分の切り替え、そしてやはりコミュニケーションに関する課題が目立ちます。また、「見えない」というのもポイントのように思います。

<今後テレワークを実施する中で、会社として何か取り入れてほしいこと、実施してほしいことなどはありますか?>
・このままテレワークをベースとしたい(エンジニア)
・ゆるい参加や話がしやすい時間や空間があればよいかも。(営業)
・コロナが収束した後もテレワークは継続してほしい。(エンジニア)
・社内のコミュケーションの促進のためにイベント企画復活を。(営業)
・他社でもあるように朝礼を取り入れてもいいのではと思います。(営業)
・テレワーク中に取り入れてよかったことの共有掲示板みたいなところ(○○のコーヒー豆良かった、○○のクッション良かった、○○の・・・)(総務)
・家賃補助(営業)

と、まずは始めたばかりのオープンオフィスアワーを今後も続けながらブラッシュアップしていくことになりそうです。緊急事態宣言の解除とともに通常の出勤に戻した会社もある一方で、テレワークを進めていくという発表も、特に大企業で見られるようになりました
ゴーガは7月いっぱいテレワーク推奨期間の予定です。その後もやはり通常出勤に全員戻るかどうかは定かではなく、テレワークに関する課題も続くのだろうと考えられます。

ゴーガでは毎年、保健師の大神あゆみ先生と社員が1人ずつ面談をしてストレスチェックなどを行なう制度があります。今回のコロナ禍でのテレワーク体制にまつわるストレス対策として、以下のような助言を頂いておりますのでこちらでも共有いたします(公開にあたって許可を得ました)。

<心身の健康の維持のためのポイント>
感染防止の基本的な対策(マスクのきちんとした着用や手洗いの励行など)をしっかりと守り、以下の事項にご留意ください。
・メディアでの情報収集を制限する
刺激的な映像や心配な情報は、健康や自己効力感の妨げになるため、根拠に乏しい新説や報道に接するのを避け、信頼できる公的機関等の情報源に絞って情報を収集する。

・知人や親しい人と、(間接的な)コミュニケーションをとる
社会的距離を確保しつつ、社会的支援や他人とのつながりを実感できるよう、電話やメール、ビデオ通話、ソーシャルメディア等による交流の機会を作る。

・体を動かすことを心掛ける
密閉空間、密集場所、密接場面を避けた上で、体操や散歩、通勤を模した外出等を行なう。
こまめなストレッチや筋トレは気分転換とともに、関節可動域を広げて血行をよくする。
在宅勤務中は、50分を目安にタイマーなどを用いて時間を区切り、ストレッチや軽い筋トレを行なう。

・生活リズムを整える
様々な制約から生活習慣が変わってしまう場合でも、食事(定時間に)や仕事、運動、学習等、日常的な活動を定期的・規則的に行ない、生活にメリハリをつける。

・規則的な睡眠を確保する
普段の起床・就床時間を維持し、昼寝を控え、十分な睡眠をとる。

・気晴らしを見つける
制約がある中でも、仕事や感染症対策とは関係のない活動(運動,音楽,読書, 映画,親しい人との交流)、休息を取り入れる。

・セルフチェックを行う
抑うつや悲嘆、絶望、倦怠感、不眠等、不調が生じていないか、定期的に振り返る。
不調を自覚した場合には、同僚や上司,専門家に相談する。もやもやとしたものを言葉にすることで、整理できることは多く、人と話すことで違った見方ができる。なお、体調が優れないけれど医療機関受診をためらうような場合は、「オンライン診療」を行っているかかりやすそうな医療機関を探して、事前電話相談の上受診されることをお勧めします。
また、厚生労働省の働く人のメンタルヘルス・ポータルサイト「こころの耳」でも、無料の電話相談およびメール相談ができます。

台湾やニュージーランドのように、生活がほぼ平常モードとなった国もあれば、南北アメリカのように未だ波収まらず、といったところもあります。ゴーガのある東京でも一部地域を中心にクラスターが発生していて、まだまだ一進一退を繰り返しながら月日が経っていくのでしょう。この先も色々な取り組みを試しながら、実際のところを共有してまいります。

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